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Adjoint administratif IFSI-IFAS

On 9 octobre

Offer criteria

  • Directeur des soins (H/F) , Adjoint administratif (H/F)
  • Libourne (33)
  • CDI , CDD
  • Temps Plein
  • Industry: Santé
  • Fields of expertise: Santé , Support , Compte-rendu , Standard téléphonique , Courrier See more , secrétariat , Frappe , Gestion administrative , Accident du travail , Accueil , Administratif , Commande , Mutuelle , Règlement , Excel , Tableaux de bord , Entretien , SEO/SEM , pédagogie Show less

Company: Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Job description

Descriptif

Identification du service :
Institut de Formation en Soins Infirmiers et Institut de Formation Aides-soignants.
Rattachement hiérarchique :

• Directeur des soins - coordonnateur général des activités de formation IFSI/IFAS/FC CH de Libourne - IFAS du CH de la Haute Gironde - IFAS du CH de Ste Foy la Grande

Rythme et horaires de travail :

• Activités du lundi au vendredi
• De 8H à 17H00 du lundi au jeudi
• Une semaine sur 2 :
o 8H/16H et 8H/15H le vendredi
o 9H/17H00 et 8H/16H00 le vendredi
• Si collègue absente : 9H/17H et 9H/16H le vendredi
• Les horaires sont susceptible de modification en cas de besoin,
Liaisons fonctionnelles :

• Cadre Supérieur de Santé
• Cadres de santé formateurs,
• Directions fonctionnelles de l'établissement support,
• Conseil régional,
• ARS ET DRJSCS
• Cadres de Santé d'unités de soins
Missions du service :

• Assurer le secrétariat de l'IFSI et IFAS,
• Gérer courrier et standard téléphonique,
• Réaliser les liens entre étudiants, organismes et direction quant à la gestion administrative/pédagogique des dossiers des étudiants et élèves.

Cadre réglementaire :

• Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
• En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique
Description des tâches :

Tâches principales :

Accueil physique et téléphonique des étudiants et élèves,

Gestion du courrier : frappes, envois et réception,

Gestion des activités :
o Instruction des dossiers des candidatures, organisation des jurys, constitution des dossiers, accueil des candidats et des jurys de l'épreuve d'entretien, gestion des admissions sur la liste principale et la liste complémentaire PARCOURSUP et FPC, en particulier pour le concours commun des trois IFAS
o Entrée des notes dans le logiciel WINXAM,
o Tableaux des résultats pour validation par jury final,
o Gestion liste des candidats au DEI sur ODESSA - KAIROS...
o Statistiques DRJSCS, DRESS et INSEE ....
o Participation aux instances de gouvernance IFSI/IFAS - CAC- sections compétentes .


Gestion des étudiants :

o Gestion administrative des dossiers des étudiants, tout au long de la scolarité et édition des documents des dossiers scolaires,
o Préparation des portfolios des étudiants de 1ère année,
o Participation à l'accueil des étudiants/élèves pour la pré rentrée : photo, recueil des différents documents constituants le dossier…
o Gestion de l'adhésion des étudiants aux différentes mutuelles,
o Courriers aux établissements accueillants étudiants et élèves,
o Préparation - contrôle et envois des conventions de stage,
o Gestion des indemnités des étudiants en lien avec la cellule GESTOR CH (frais de déplacements, indemnités de stage),
o Contrôler la bonne tenue des listes d'émargement et transmettre aux organismes conventionnés,
o Assurer les convocations des étudiants et contrôler la confirmation de leur présence
o Gestion du dossier pédagogique des étudiants: vérification des feuilles de stage des ESI/ EAS, absences justifiées et injustifiées,
o Gestion des dossiers de demande de prise en charge financière des étudiants (CNASEA, FONGECIF, Conseil Régional, ASSEDIC, ANFH…),
o Remplir les déclarations d'accidents du travail,

Tâches afférentes au DE :

o Gestion des courriers afférents au diplôme d'État (MFEI- suivi plateforme ODESSA- épreuves sélection FPC) : organisation, convocations, courriers jurys, tableaux de notes,
o Transmissions à la DRJSCS des tableaux définitifs des résultats, pour validation,

Gestion afférente à l'équipe pédagogique :

o Gestion des récapitulatifs d'heures de cours des intervenants extérieurs pour le paiement de leurs prestations (relevé des cahiers de bord de chaque promotion),
o Centralisation des demandes de remboursement des frais de mission des cadres formateurs,
o Préparation des convocations des membres du Conseil Technique - Disciplinaire AS et les différentes sections compétentes infirmières ,
o Convocations des étudiants et élèves, dont les dossiers sont étudiés lors de ces instances
o Compte-rendu des sections compétentes /conseil technique et pédagogique

Gestion des commandes de fournitures de bureau,

Gestion des bons de maintenance/réparation concernant l'ensemble des installations des locaux et logistiques de l'IFSI/IFAS,

Tâches annexes :
Participation, si besoin, à la surveillance des évaluations,
Remplacement de la collègue pendant son absence,
Tableaux de bord de suivi du conseil régional pour l'IFSI et l'IFAS,
Tableaux de bord de suivi des flux budgétaires,,
Compte-rendu d'Exécution (CRE) pour l'IFSI/IFAS l.

Compétences requises :

Générales :
• Excellente présentation,
• Sens de la communication et de l'accueil
• Aptitudes d'adaptation et d'intégration,
• Organisée et méthodique,
• Autonomie et respect des délais, ponctualité, réactivité
• Rigueur et sérieux,
• Discret ( e )
• Aptitude aux tâches administratives.
• Travail en équipe

Personnelles :
• Maîtrise des outils informatiques : Word et Excel, en particulier WINIFSI et WIN EXAM de Berger LEVRAULT - ODESSA de la DRJSCS - SEO...
• Capacités d'adaptation à d'autres modes opératoires: migration des notes - publipostage- pré-inscription aux concours
• Gestion régie.
• Connaissance de l'intranet et internet,

Spécifiques :
• Qualités rédactionnelles,
• Connaissance de la réglementation de la formation , des concours et des référentiels de formation infirmière et aide-soignante

Salary and benefits

Salary: Salaire selon profil


Reference: 219500


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