ASSISTANTE ADMINISTRATIVE – COMMERCE - ETUDES ACP IN

POSTE

Vous assistez le Directeur et ses équipes commerciales et études dans la mise à jour quotidienne des outils de suivi et demandes diverses du Pôle.

Vous :

• Assister le Directeur sur le Commerce, l’Etude et le suivi administratif des affaires en cours.
• Assister les Chargé d’Affaires/Chargés d’Etudes.
• Assister les Commerciaux.

PROSPECTION COMMERCIALE ET COMMERCE

Vous serez l’interface entre le client, les commerciaux de terrain et la Direction commerciale de l’entreprise.

Vous :

• Assistez la prospection commerciale sous l’impulsion des Commerciaux et/ou du Directeur de Pôle (appels téléphoniques, envoie de plaquettes commerciales, prise de rdv).
• Mettez à jour quotidiennement le Tableau Prospects suivant actions menées.
• Organisez les rdv clients pour les commerciaux et/ou Directeur de pôle sous l’impulsion des Commerciaux et/ou du Directeur de Pôle, avec mise à jour des agendas électroniques et réservations éventuelles si besoin (exemple : déjeuner).
• Mettez à jour quotidiennement le Tableau Commercial suivant actions menées par les commerciaux.
• Mettez à jour quotidiennement le Tableau Amont suivant amont obtenu lors rdv clients.

ATTENTION : vous pouvez également être amené à présenter à la clientèle les services de notre entreprise, répondre aux demandes d’informations et participer aux réunions commerciales de Direction.

SOURCING ET VEILLE COMMERCIALE

Vous :

• Saisissez les Alertes (mots clés) sur le logiciel de veille (SPIGAO), suite à l’amont obtenu lors des rdvs commerciaux et/ou sous l’impulsion du Directeur de Pole.
• Effectuez la veille sur le logiciel SPIGAO des affaires potentielles suivant les alertes journalières reçues par mail : sous l’impulsion du Directeur de Pole, vous triez les AO potentiels, à savoir : SUP, SUIVI ou REPONDRE (cf procédure SPIGAO).
• Téléchargez les dossiers sélectionnés pour analyse et arbitrage de La direction (CCAP, DPGF, Plans, AE).
• Présentez l’arbitrage au Directeur en vue des réunions de Direction.
• Mettre à jour l’Arbitrage dans le Tableau des Etudes.

SUIVI DES AFFAIRES EN ETUDES

Vous :

• Préparez le dossier d’appel d’offre complet 36H avant la date limite d’envoi
• Transmettez le dossier, pour signature, au Directeur sous 24H
• Après signature du Directeur, transmettez le dossier au Contrôle de Gestion pour validation, qui doit le remettre sous 24H
• Une fois le dossier validé et signé, demandez un coursier et remettre le pli OU pour dématérialiser l’envoi dans les délais imposés.

Nota : Traitement identique pour les dossiers en négo.

• Tenez le tableau des études à jour
• Tenez le planning des études à jour

Si l’affaire en Etude est retenue :

Vous :

• Informez les différents services
• Mettez à jour le Tableau des Etudes et le Carnet de commande
• Préparez avec le Directeur et/ou collaborateurs le dossier de transfert et toutes les pièces nécessaires
• Transmettez au Contrôle de Gestion le dossier pour création de l’affaire

Si l’affaire en Etude est en attente de réponse :

Vous :

• Vous assurez auprès des collaborateurs (Chargé d’étude, commercial, directeur de pôle) que le dossier est relancé régulièrement
• Mettre à jour le tableau des Etudes suivant relances effectuées

Si l’affaire en Etude est perdue :

Vous :

• Enregistrez le courrier de rejet sur le serveur et demander le détail des notes si besoin
• Mettez à jour le tableau des Etudes

EVENEMENTIEL

Vous :

• Tenez à jour l’Agenda annuel des évènements répétitifs (salons, sponsoring, évènements annuels, …), mettez les alertes nécessaires et relancez votre Direction
• Assistez dans l’organisation d’évènements sur demande de La Direction générale, du Directeur et/ou des commerciaux : Diner, salons, soirées, évènements
• Dressez la liste des invités, envoyez les invitations, effectuez les réservations et commandes, maitrisez le budget …
• Organisez les cadeaux de fin d’année : liste des bénéficiaires, commandes, budget, distribution, …
• Organisez les vœux de fin d’année : emailing et cartes de vœux (liste, commandes, budget, diffusion, …)

COMMUNICATION

Vous :

• Vous assurez du bon approvisionnement et de la mise à jour des plaquettes commerciales.
• Mettez en place de nouvelles fiches de référence représentatives sous l’impulsion de votre Direction et en lien avec un imprimeur.
• Vous assurez du bon approvisionnement et de la mise à jour des gadgets commerciaux.

COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS

Vous :

• Après réception du service RH, Distribuez les RAR entrants aux différents pôles après visa de votre Directeur de Pole.
• Tenez le Tableau de suivi des RAR à jour.
• Vous assurez de la réponse aux RAR par les pôles dans les délais impartis.

ASSISTANCE DU DIRECTEUR

Vous :

• Préparez les éléments nécessaires aux réunions de Direction hebdomadaires (tableaux de bords)
• Tenez à jour les différents tableaux (suivi des études, planning des études en cours, suivi des RAR, tableau commercial...) et toutes autres missions qui vous seront confiées par le Directeur

ASSISTANCE DES COLLABORATEURS

Vous :

• Traitement des demandes diverses des collaborateurs.

La société ACP IN spécialisée dans les métiers du bâtiment depuis plus de 20 ans, recrute pour sa clientèle des personnes qualifiées à la hauteur de leurs exigences grâce à un suivi personnalisé ainsi qu'un appui constant de conseils et d'accompagnement.