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Assistant(e) direction DGA/conseil de surveillance (H/F)

Hier

Critères de l'offre

  • Assistant de direction (H/F) , Assistante de direction (H/F)
  • Nantes (44)
  • CDI
  • Temps Plein
  • Secteur : Santé
  • Domaines d'expertise : Excel

L'entreprise : Fédération Hospitalière de France

Créée en 1924, la Fédération Hospitalière de France (FHF) réunit plus de 1000 établissements publics de santé (hôpitaux) et autant de structures médico-sociales (maisons de retraite et maisons d'accueil spécialisées autonomes), soit la quasi-totalité des établissements du secteur public.

Description du poste

Descriptif

L'ÉTABLISSEMENT :

Au coeur de la communauté urbaine de Nantes Métropole, le CHU de Nantes se positionne avec près de 12 000 collaborateurs comme le 1er employeur de la région.
Riche de plus de 150 métiers, il reconnait l'importance de chaque professionnel, qu'il soit au plus près du patient (médecins, infirmiers, cadre de santé, aides-soignantes, agents d'entretien,..) comme plus éloigné (plombiers, cuisiniers, gestionnaire administratif, chef de projets en informatique, juriste, contrôleurs de gestion..), dans sa prise en charge.


LE POSTE :

Missions générales:

Traiter et organiser l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat de direction.
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles ;
- Accueil téléphonique (prise de rendez-vous, renseignements divers et orientation des appels) et accueil physique (visiteurs, usagers, personnel) ;
- Frappe et mise en forme du courrier, de comptes rendus et de notes diverses y compris confidentiels ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
- Traitement et suivi des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
- Enregistrement des plaintes dans le logiciel « NORMEA » ;
- Planification annuelle et organisation de réunions ;
- Prise de notes, rédaction de comptes rendus et reprographie de documents ;
- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau.

Missions particulières ou spécifiques (liste non exhaustive):

Assurer le secrétariat et la tenue de l'agenda de la Directrice générale adjointe.

En coordination et sous la supervision de l'adjoint des cadres en charge du binôme secrétariat (poste d'assistante du Directeur général), assurer la réalisation des tâches transversales (pré-attribution du courrier, renseignement du chrono, suivi des courriers à la signature du DG...) et assurer le secrétariat et la tenue de l'agenda du Directeur général en cas d'absence de son secrétariat direct.

Accueil et un suivi particulier pour toutes demandes émanant des autorités de tutelles ou administrations locales et territoriales.

Organisation de réunions et constitution des dossiers correspondants, planification des calendriers des réunions récurrentes de la Directrice générale adjointe.

Organisations des déplacements de la Directrice générale adjointe (réservation train, hôtel, ordre de missions, et demande de formations selon le déplacement) :
- Commissions des conférences des DG de CHU (stratégie...),
- Participation à des Congrès, formations.

Assurer le secrétariat du conseil de surveillance (CS) en lien avec l'adjoint des cadres chargée de la supervision des instances, de la directrice de l'attractivité, de la Communication et des Affaires générales et la directrice générale adjointe :
- en réalisant pour chaque CS le calendrier du déroulement des opérations ;
- en construisant l'ordre du jour au fil de l'eau ;
- en recueillant les rapports de présentation en vue de leur validation par le DGA ;
- en communiquant les rapports validés aux secrétariats CME et CTE ;
- en préparant l'envoi des documents aux administrateurs ;
- en organisant la logistique de la séance ;
- en finalisant les délibérations et en assurant leur envoi à la tutelle, leur suivi et leur classement ;
- en tenant à jour la représentation des administrateurs aux différentes commissions ;
- en préparant les courriers relatifs au mandat des administrateurs

CDD de 6 mois renouvelable, avec perspective d'intégration via un concours administratif.

Poste à pourvoir au plus vite.

Si ce profil correspond à vos attentes, venez nous rejoindre!


PROFIL RECHERCHÉ :

Formation:



BTS assistante de direction
Connaissance de l'institution.
Techniques du secrétariat et manipulation des appareils audiovisuels.
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Messagerie, Agenda électronique, Intranet, Internet, Powerpoint, AUREA, NORMEA, American Express (réservation SNCF), I-Gestor, Business Object.


SAVOIR-ETRE

Discrétion, réserve et discernement dans l'identification des informations (confidentielles ou communicables).
Réactivité, assiduité et disponibilité.
Rigueur et conscience professionnelle.
Aptitude à la communication et sens de l'organisation et du travail en équipe.
Autonomie, sens des priorités et esprit d'initiative et d'adaptation dans le suivi des dossiers.
Bonne présentation, maîtrise de soi.

RÉMUNÉRATION : €1910.00 / mois

Salaire et avantages

Salaire : Salaire selon profil


Référence : 224421


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