Assistant administratif et financier (F/H) Département des Hauts-de-Seine

Gestion et suivi d'opérateurs sur le plan administratif :
-Instruire les dossiers de demande de subvention et de marchés publics et proposer des avis sur les projets (réalisation d'analyse et de synthèse) ;
-Appliquer et suivre les procédures de décisions des assemblées délibérantes et assurer l'exécution administrative des marchés publics (bons de commande, conformité des factures, etc.) ;
-Engager et liquider les dépenses ;
-Proposer et élaborer des procédures de suivi et de contrôle (et outils afférents) ;
-Planifier les étapes d'exécution des subventions et des marchés (comité de pilotage, revue de gestion, etc.) ;
-Suivre le respect des obligations résultant des subventions et des marchés publics.
Contrôle et Evaluation de l'exécution du service fait (en matière de subvention ou de marché public) en ayant la responsabilité :
-d'analyser l'ensemble des documents de suivi et de contrôle (courriers des opérateurs, factures, compte-rendu financier des actions, tableaux et rapport d'activité, etc.) et les traiter en amont (élaborer des préconisations, proposer des projets de réponse aux courriers, etc.) ;
-d'assurer, le cas échéant, la mise en conformité des factures ;
-de suivre les statistiques administratives et tableaux de bord se rapportant à l'activité concernée ;
-de participer aux rencontres avec les opérateurs ;
-de recueillir, dans le cadre du contrôle interne de l'exécution des prestations / actions, des informations nécessaires à l'évaluation de la réalisation des activités menées par les opérateurs ainsi qu'à la vérification de la bonne utilisation des financements alloués dans le cadre des subventions ou des marchés publics.
Outil et pilotage :
-Participation à la rédaction des pièces administratives des subventions (formulaire de demande de subvention, rapports, délibérations, conventions, etc.) et des marchés publics (participation au montage des DCE, rapport d'analyse des offres et des candidatures, notes relatives à la reconduction des marchés, etc.)
-Tenir et mettre à jour des tableaux de bords de suivi (notamment les tableaux de suivi budgétaire) ;
-Suivre et coordonner l'exécution budgétaire des subventions et des marchés (suivi des engagements, liquidations, ordonnancements des marchés publics, etc.) et participer, avec le chef d'unité, à l'élaboration des budgets ;
-Faire remonter les enjeux ayant trait à la gestion quotidienne des organismes ;
-Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs (classement, arc
-Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale ainsi que de son environnement institutionnel.
-Connaissance du cadre réglementaire et de l'environnement professionnel des domaines d'activité du Pôle Solidarités
-Connaissance des procédures administratives, financières et comptables notamment celles afférentes à la passation et à l'exécution des marchés publics et conventions
-Capacité à appliquer et suivre des procédures
-Capacité à communiquer sur les objectifs et les projets

-Maîtrise des outils bureautiques (word/excel)
-Aptitude à analyser et synthétiser l'information (données d'activité et financière)
-Capacités rédactionnelles et à concevoir des tableaux de bord
-Capacité à proposer et argumenter, à rendre compte de l'activité et d'alerter sa hiérarchie


-Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation,
-Méthode, sens de l'analyse et esprit de synthèse
-Autonomie, adaptabilité, réactivité et capacité à savoir gérer les priorités
-Innovation et créativité,
-Capacité à travailler en transversalité, à s'adapter aux différentes missions
-Aptitude au travail en équipe et bon relationnel
-Capacité de communication
-Sens des responsabilités
-Sens du service public
#Solidarites

Au sein du pôle solidarités qui conduit l'action sociale sur le territoire des Hauts-de-Seine, la direction qualité et ressources est chargée d'accompagner tous les services dans la mise en œuvre de leurs projets et la définition des process associés, mais aussi d'alimenter de façon fiable et objective les indicateurs de pilotage du pôle. Elle est chargée de l'élaboration, de la consolidation et du suivi du budget des solidarités qui est le budget le plus important du Département ainsi que du pilotage et du suivi administratif des conventions et des marchés publics du pôle.
En lien permanent avec les autres directions, elle assure les actions de développement RH des agents du pôle et la gestion administrative et la paie des assistants familiaux. Elle est responsable d'assurer une veille juridique et réglementaire sur l'ensemble des politiques publiques liées aux solidarités. Elle est également force de proposition pour innover afin d'améliorer le travail des agents au quotidien et de faciliter leurs missions auprès des usagers.
En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.
Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre
Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. Il intervient dans le domaine des collèges, favorise l'accès à la culture et au sport pour tous. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais. Le Département porte des projets majeurs : Musée du Grand siècle, développement du tramway et plan vélo, rénovation énergétique et végétalisation des collèges, modernisation des équipements sportifs dans la perspective des JO 2024.

L'engagement que nous prenons auprès de tous nos collaborateurs ? Leur permettre de concilier épanouissement et projets professionnels :
- Des sites entre ville, nature et patrimoine, toujours accessibles en transports en commun
- Un rythme qui respecte l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : temps de travail modulable (35h ou 39h), jusqu'à 49 jours de congés par an, télétravail jusqu'à 2 jours par semaine
- Des formations et un accompagnement à la mobilité professionnelle pour vous soutenir dans la réalisation de vos projets
- Une Université du management avec des parcours de formation personnalisés pour tous les managers
- Des cycles de conférence ouverts à tous pour favoriser une réflexion transversale sur les pratiques professionnelles et les grandes questions de société
- Des avantages pour les agents : titres-restaurant, prise en charge du pass Navigo à 75 %, subventions mutuelle et prévoyance
- Des solutions pour les parents : crèche et centre de loisirs, séjours à petits prix
- La participation aux grands événements sportifs ou culturels du territoire (Festival Chorus, Jazz à La Défense, matchs des clubs partenaires).

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?