Assistant(e) de Direction Centre Commercial H/F OLCANI RH

Olcani RH, Cabinet de recrutement spécialisé et indépendant, recherche pour le compte d'un de ses clients spécialisé dans la gestion d'actifs immobiliers dans le domaine du Retail, un Assistant(e) de Direction Centre Commercial H/F.

Au sein de la Direction de l'Exploitation et sous la responsabilité du Directeur de Centre, vous assisterez l'équipe de Direction de centre dans l'ensemble de leurs missions. Vous participez au suivi administratif et budgétaire du centre commercial, dans le respect de la plus stricte confidentialité. Vous préparerez des dossiers spécifiques à la demande. Vous êtes également l'interface opérationnelle entre l'équipe du centre et les différents services du siège (commercial, juridique, gestion locative, gestion immobilière).

Pour ce faire, vos principales missions seront les suivantes:

• Copropriété : préparer et suivre les réunions du Conseil Syndical, les Assemblées générales : envoi des convocations, rédaction et diffusion de PV, accomplissement des formalités administratives (notamment la mise à jour des K-Bis, le dépôt des dossiers au greffe, mise à jour des statuts - de l'EDD…).

• Gestion budgétaire : participer au pilotage des budgets (fond Marketing, Copropriété) en jouant un rôle « d'alerte » : élaboration, suivi, fourniture des éléments de nature à justifier les écarts, saisie des bons de commande et des factures, préparation des redditions. Ces tâches sont réalisées en lien permanent avec les équipes comptables du siège.

• Relations avec les commerçants : développer des contacts réguliers avec les commerçants dans un souci de fédération : diffusion de l'information interne sur la vie du centre. Organiser les réunions avec les commerçants.

• Suivi administratif et règlementaire : assurer le support administratif en matière de sécurité des personnes et des biens pour le compte du Directeur Technique : veille en matière de respect du règlement intérieur, contrôles des faisabilités technique et juridiques, suivi des assurances, alertes des commerçants, déclarations des sinistres, etc.

• Chiffres d'affaires : assurer la collecte et la saisie des chiffres d'affaires à des fins d'élaboration statistique, et fournir au Directeur de Centre les éléments permettant d'estimer les chiffres d'affaires manquants ; garantir la fiabilité et le respect des délais en la matière.

De formation à partir de bac + 2 en gestion administrative, marketing ou immobilier, vous justifiez d'une première expérience significative sur un poste équivalent.

Vous connaissez le principe de fonctionnement d'une copropriété, idéalement dans le le domaine de l'immobilier tertiaire.

De plus, votre rigueur, votre discrétion, voire disponibilité, votre réactivité et votre adaptabilité ainsi que votre excellent relationnel seront les qualités attendues pour ce poste.