Alternance – Assistant fonction support PME (F/H) – 12 mois Saint-Gobain

Missions du secrétariat :

o Accueil téléphonique et accueil physique (orienter le visiteur ou prestataire vers la personne en charge, veiller à ce qu'il soit toujours accompagné sur le site) ; contribution à l'accueil de groupe (préparation des documents d'accueil, suivi des devis et commandes, badges…) ;

o Réception et envoi du courrier, colis, petites livraisons ;

o Recensement et envoi du tableau des tickets restaurant ;

o Passation des bons de commandes, ;

Gestion documentaire :

o Mise à jour des dossiers partagés ; numérisation, diffusion et enregistrement des documents ;

o Préparation et enregistrement des documents à passer en signature électronique sous Adobe Sign ;

o Actualisation du manuel de procédures

Suivi des clients (internes/externes) et des fournisseurs : actualisation des contrats et avenants, des tableaux de bord, envoi du sondage satisfaction client (trimestriel) et suivi des résultats, revue du tableau des fournisseurs pour la réunion annuelle avec la responsable des Achats France ;

Suivi du parc informatique : inventaire annuel (septembre), relevé des non-conformités et traitement, commande et restitution de matériel ;

Suivi du plan de formation :

o Plan en cours : prise de contact avec les organismes de formation, envoi des conventions, mise à jour jusqu'à sa clôture au 31/12, reporting trimestriel pour le contact Ressources humaines ;

o Plan N+1 : collecte des besoins, revue avec le Directeur de l'activité et le contact Ressources humaines pour arbitrage et validation.

Appui au gestionnaire de site pour la mise à jour des documents et répertoires EHS :

o Actualisation du tableau des contrôles annuels obligatoires ;

o Enregistrement des documents des contrôles obligatoires annuels / semestriels et des rapports mensuels de revue de site ;

o Appui à la préparation des réunions EHS avec les prestataires : plan de prévention, revue de direction, assurances, achats / fournisseurs.

Il / elle veillera à alimenter les dossiers de suivi liés à son activité sur la GED SharePoint ainsi que le journal de bord quotidien (document Word), mettre à jour les tableaux de bord et les plans d'action et mettre à jour les supports de communication.

Son travail s'inscrira dans une perspective d'amélioration continue du dispositif. Il / elle pourra par ailleurs contribuer à des missions collectives pour assurer la vie quotidienne du Centre mais aussi les accueils de Groupe.

Rattachement : L'Alternant Assistant fonction support est rattaché hiérarchiquement au directeur des Archives de Saint-Gobain rattaché lui-même au Délégué Général de Saint-Gobain Développement. L'alternant / alternante Assistant fonction support travaille en collaboration avec l'ensemble de l'équipe sur le site du Centre d'archives de Saint-Gobain à Blois mais aussi avec l'équipe détachée sur le Siège social de TSG à la Défense.

- Maîtrise des outils numériques (pack Office)

- Maîtrise d'Adobe Sign

- Sens de l'écoute -

Capacité à accompagner le changement -

Capacité à travailler en équipe -

Réactivité et investissement personnel -

Rigueur et méthode.

Le Service des Archives de Saint-Gobain est une entité de Saint-Gobain Expertise et Service. Il en charge du déploiement de la politique archives du Groupe Saint-Gobain dont les spécialistes interviennent au service des sociétés du Groupe en France et à l'international.

Le service des Archives de Saint-Gobain a été créée en 1974 pour assurer une prestation d'archivage physique pour les sociétés du Groupe en France. Ce service alimente dès son origine les éléments d'une Culture commune à l'ensemble du Groupe. Il développe une mission patrimoniale à l'occasion des 350 ans du Groupe (2015), son activité de Conseil (2017) et déploie en septembre 2018, un outil d'archivage électronique qui intègre la gestion des archives physiques.

En 2023, le service archives de Saint-Gobain propose une solution d'archivage complète allant du conseil à la gestion du sort final (élimination / valorisation) quel que le soit le support, physique et électronique en France ou électronique à l'international.