ASSITANT.E DE GESTION (H/F) TeamServices

DEFINITION GENERALE DU POSTE :
L'assistante a pour mission :
- d'exercer une réelle polyvalence sur l'ensemble des tâches de secrétariat et de comptabilité
- d'assurer le suivi de l'ensemble des tâches administratives
- d'assurer le suivi et le contrôle des comptes clients et fournisseurs
- d'effectuer le classement de documents
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ACTIVITES

1) Accueil :
- prise des appels téléphoniques, filtrage et aiguillage des appels aux différents services
- enregistrer les réclamations clients

2) Secrétariat :
- suivre et mettre à jour les dossiers permanents
- rédiger les correspondances courantes
- travaux divers de photocopies et reliures

3) Déchets :
- gérer les entrées et les sorties des déchets (bordereau de suivi de déchets)

4) Comptabilité clients :
- saisir les encaissements clients
- effectuer la facturation contractuelle et non contractuelle
- effectuer les relances clients
- contrôler et justifier l'encours clients
- classer les factures clients

5) Comptabilité fournisseurs (en l'absence de la personne en charge de ce poste) :
- contrôler les signatures et les niveaux d'engagement des bons de commande
- enregistrer les factures fournisseurs
- effectuer les paiements des fournisseurs
- constituer et /ou suivre les fiches de litiges qui sont remises ou reçues
- lettrer les comptes de factures non parvenues
- contrôler les écarts entre les bons de commande et les factures
- veiller à la bonne organisation des archives en respect avec les durées de conservation des documents

Salaire : entre 14 € et 16 €/heure

COMPETENCES

- Bac Pro ou BTS ou expérience équivalente (ex : BTS assistante de gestion PME/PMI)
- Appétence pour la comptabilté

- Travail en équipe tout en sachant être autonome
- Maîtrise de l'informatique, des principaux logiciels de bureautique
- Rigueur et soucis des tâches bien réalisées
- Discrétion
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SON RÔLES DANS LE PROCESSUS

=> Assurer d'une manière générale tous les travaux administratifs courants pouvant être nécessaires à la bonne tenue du dossier de l'entreprise et des procédures en vigueur.

=> Informer la direction de toute anomalie, dysfonctionnement ou non-conformité rencontrés dans l'application des procédures.