Assistanat ADV et direction exploitation (h/f) TERCIO

TERCIO et son bureau Paris Victoire recrute pour un de leurs clients, qui propose des services de conseil en environnement, un :

Assistanat ADV et direction exploitation (h/f)

PARTIE ADV:
- Établir des devis sous le logiciel dans les délais impartis, en garantissant le respect des exigences clients de manière autonome
- Veiller à la bonne retranscription tarifaire des chiffrages réalisés par les exploitants et à l'application correct des tarifs
- Assurer le suivi des devis pour obtenir les bons de commandes
- Saisir les bons de commande marché et assurer leur suivi ainsi que la conformité des marchés
- Veiller à l'archivage des éléments de correspondance avec les clients internes et externes
- Assurer le suivi et la facturation des commandes dans les meilleurs délais
- Gérer l'administratif en cas de sous-traitance et traiter les éventuels litiges de facturation
- Assurer la relation client en enregistrant et en suivant les demandes des clients

PARTIE EXPLOITATION :
- Préparer et organiser les réunions organisées sur le site de présence
- Tenir à jour les tableaux de bord et indicateurs nécessaires au suivi de l'activité et effectuer une analyse de premier niveau
- Aider les collaborateurs pour la réservation des voyages.
- Assurer la saisie des commandes d'achat récurrentes en début d'année pour provisionner les dépenses associées dans les comptes
- Effectuer les approvisionnements en se basant sur le référentiel fournisseurs et assurer la liaison avec les achats pour les fournisseurs non référencés.
- Être le référent du contrat de FM prestations pour les bâtiments de l'Exploitation, incluant la gestion des locaux (assurance, convention d'occupation ou de localisation) et des espaces verts, ainsi que la tenue des rendez-vous de suivi.
- Assurer les rendez-vous avec les fournisseurs, notamment pour les devis, les litiges, les négociations et la remise en concurrence, ainsi que le suivi qualitatif de la prestation
- Saisir les commandes d'achats liées à l'Exploitation, incluant les fournitures , les matériels de localisation, les étiquettes, les pièces détachées, les chars, les commandes de grues
- Tenir à jour le registre du personnel du site et veiller à sa bonne tenue selon la procédure en vigueur
- Effectuer les tâches courantes d'administration du personnel en collaboration avec les Managers et le service RH
- Publier les commandes pour les nouveaux contrats intérimaires et assurer le suivi des missions en cours.
- Établir et contrôler les relevés d'heures, la préfacturation et le suivi de la facturation, ainsi que la gestion des litiges avec les agences d'intérim

Bon à savoir:
- CDI
- RTT
- Billets restaurants
- Prime vacances, Accord-Télétravail, 13ème mois