Responsable d'agence Service autonomie Groupe Zephyr

Dans le cadre de son développement, l'établissement recrute un responsable d'agence. Les missions seront:

MISSION 1 : ACQUISITION DE NOUVEAU CLIENTS ET SUIVI DES PROSPECTS

◦ Nouer des partenariats avec les prescripteurs de la zone

◦ Développer, mettre en œuvre et suivre un plan d'action commercial sur la zone

◦ Relancer les prospects suite à l'envoi de devis et/ou de documents commerciaux

◦ Évaluer le besoin du bénéficiaire, formaliser le plan d'aide et faire valider par le bénéficiaire

◦ Présenter l'argumentaire commercial

◦ Assurer les visites à domicile (1er rendez-vous et visites de contrôle)

◦ Rédiger les devis

◦ Informer et orienter le bénéficiaire sur les dispositifs financiers mobilisables

◦ Accompagner les intervenants sur site et valider les choix d'affectation selon les souhaits et contraintes des clients

◦ Constituer les dossiers clients et renseigner l'outil de gestion conformément aux procédures qualité

◦ Gérer le suivi clients et assurer la mise à jour des dossiers

◦ Transmettre les informations sur les prises en charge des clients aux prescripteurs et intervenants extérieurs

◦ Déterminer la provenance des clients

MISSION 2: MISE EN PLACE DES INTERVENTIONS

◦ Établir et transmettre les plannings selon les besoins des bénéficiaires et veiller au respect des tarifs et des prises en charge

◦ Présenter les intervenant(s) aux bénéficiaires

◦ Assurer le remplacement des intervenant(e)s absent(e)s et informer les clients des changements inhérents

◦ 
Assurer la gestion des plannings / apporter son aide à l'équipe de coordination

MISSION 3: FIDELISATION DES CLIENTS/BENEFICIAIRES

◦ Assurer le suivi de la qualité des prestations réalisées

◦ Traiter les réclamations

◦ Définir et mettre en place des outils de fidélisation

◦ Réaliser les enquêtes de satisfaction et réévaluer régulièrement leurs besoins

◦ Facturation mensuelle (ainsi que relance et recouvrement en lien avec la direction.

MISSION 4: ENCADRER ET MANAGER L'EQUIPE D'ENCADRANTS ET D'INTERVENANTS A DOMICILE

⁃ Distribuer le travail, vérifier celui-ci, former les encadrants au besoin.

⁃ Déléguer les taches pouvant être effectuées par l'équipe de coordination

⁃ Gérer les congés payés en accord avec direction. Vérifier le logiciel métiers.

⁃ Gérer les roulements d'astreinte

⁃ Gestion des départs salariés, litiges salariés, avertissements et sanction intervenants et encadrants. Procédures RH soumise à accord de la direction.

MISSION 5: PROCESS FACTURATION (formation avec la direction)

MISSION 6: PAIE (avec la direction)

◦ Suivre le bilan des heures des salaries, affecter les heures de travail en cohérence avec les contrats de travail.

◦ Éditer et faire signer les contrats et avenants le cas échéant.

◦ Assurer la gestion des congés, absences ou maladie

◦ Préparer les élements variables de paie pour le gestionnaire paie

◦ Gestion du process des acomptes

MISSION 7: RESPONSABLE DES PROCEDURES QUALITE DANS LE CADRE DE LA NORME NF SAP

◦ Être garant de la mise en application des procédures Qualité dans le cadre de sa mission

◦ Informer la direction des irrégularités constatées et être force de proposition dans la stratégie d'amélioration continue de la Qualité

◦ Visiter chaque client au moins une fois par an et les contacter par téléphone régulièrement (au moins 1 fois par trimestre), tracer le suivi.

◦ Estimer les besoins en formation des intervenants et valider la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

MISSION 8: ETRE LA COURROIE DE TRANSMISSION DES INDICATEURS ET INFORMATIONS CLES AU GERANT

◦ Préparer les revues d'activité mensuelle à l'attention du gérant et réaliser le suivi d'indicateurs mesurant les objectifs fixés par le gérant.

◦ Commenter l'évolution de l'activité et présenter un plan d'action lors de la réunion mensuelle avec le gérant

◦ Remonter les éléments nécessitant un arbitrage du gérant (hors problèmes opérationnels liés à l'activité courante) : Problématiques RH susceptibles de porter atteinte à l'Enseigne et/ou à l'Agence : comportements suspects allant à l'encontre de valeurs de l'enseigne, litiges.

◦ Gestion des relances et recouvrement de créances

• Bac + 3 (niveau VI) ou bac +5 (niveau VII) exigé dans le secteur médico-social (CAFERUIS, CAFDES…), polyvalent(e), entrepreneur/euse, organisé(e), vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans minimum qui vous a permis de prendre en charge la gestion d'un centre de profit.
• À l'aise avec le téléphone et le terrain, vous avez un tempérament commercial qui vous permet de mettre en avant la qualité de vos services. Vous justifiez d'une expérience managériale significative.